Az álláshirdetéseket böngészve rendszerint belefuthatunk különböző adminisztrációs jellegű munkakörökbe. Természetesen Szegeden is gyakran kerülnek meghirdetésre ilyen pozíciók, és sokszor a verseny is rendkívül kiélezett ezekért a helyekért. Nemcsoda, hisz irodai adminisztrátorként a munkavállalók az esetek döntő többségében általános munkarendben és letisztult munkahelyi körülmények között dolgozhatnak, és ezek sokak számára rendkívül lényeges tényezők egy állást illetően.
A pozíció népszerűsége ellenére mégis sok tévhit van azzal kapcsolatban, hogy mit is csinál pontosan egy irodai dolgozó, és hogy egyáltalán minden adminisztrációs pozíció ugyanazon feladatokkal jár-e. Ebből adódóan sokszor tapasztalható, hogy a munkavállalók úgy céloznak meg egy adminisztratív jellegű pozíciót, hogy egyébként nem felelnek meg az ott megfogalmazott elvárásoknak. A félreértés abból adódik, hogy sokan azt gondolják, hogy ha egy adminisztrációs munkakört láttak, akkor az összeset látták, pedig ez koránt sincs így. Éppen ezért a következőkben összeszedjük a legismertebb adminisztratív pozíciókat, megmutatjuk, hogy ezekhez általában milyen elvárások párosulnak, és hogy melyek azok a személyes készségek, amelyek leginkább szükségesek ezen feladatok sikeres ellátásához.
Milyen pozíciókról beszélhetünk adminisztratív területeken?
Természetesen az irodai munkakörök tekintetében is beszélhetünk hierarchiáról és felelősség különbségekről. Belépő pozíciónak tekinthetjük az általános irodai adminisztrátori munkakört, amelyben a feladatok főként az adatok feldolgozása köré csoportosulnak. Ezen belül is a napi ellátandó tevékenységek jelentős hányadát az adatbevitel teszi ki. Ez azt jelenti, hogy különböző erre alkalmas programok segítségével táblázatokat töltenek ki, számlákat, megrendeléseket visznek fel számítógépre. További lehetséges feladatok közé tartozik a bejövő és kimenő leveleket iktatása, a postázás, és az irodai nyilvántartások vezetése.
Az irodai asszisztensi pozíciók már nagyobb felelőséggel járnak, ebből adódóan az ilyen jellegű állások betöltésével kapcsolatos elvárások is magasabbak. Asszisztensi szerepkörben egyébként különböző területekre lehet specializálódni (pl. pénzügyi asszisztens, marketing asszisztens, HR asszisztens), és specializációnak megfelelően a felsőfokú végzettség is gyakran megkövetelt. A feladataik egyrészt magában foglalják az általános adminisztrátorok esetében tárgyalt adatbevitelt, ugyanakkor számos további teendővel is kiegészülnek. Ilyen feladatok lehetnek például a jegyzőkönyvek elkészítése, gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása (pl. házipénztár kezelése), vagy az irodai eszközellátás biztosítása. Ezek természetesen csak általános jellegű példák voltak, attól függően, hogy a munkavállaló milyen területen dolgozik, megjelennek a területhez kötődő egyéb feladattípusok is.
Az irodavezetők esetében már középvezetői munkakör ellátásról beszélhetünk, ezesetben a felsőfokúvégzettség és a nyelvismeret alapvető elvárásnak tekinthető. Feladatkörüket a hozzájuk tartozó egységek összefogása, koordinálása és ellenőrzése teszi ki, gyakorlatilag egy teljes iroda gördülékeny működéséért felelnek. Emellett nagy szerepet vállalnak a vevői elégedettséggel kapcsolatos felmérések lebonyolításában, illetve a konkurens vállalatok működésének kiértékelésében. Az irodai pozíciókkal kapcsolatos további információkért érdemes az alábbi cikkeket is áttekinteni:
https://www.runnersworld.hu/az-adminisztracios-munkak-jellemzoi-123866
Milyen képességek szükségesek az adminisztrációs pozíciókhoz?
A már említett módon az adatbevitel, különböző kimutatások készítése, illetve egyéb dokumentumszerkesztési tevékenységek a munkakör jelentős részét képzik. Ebből kifolyólag, ha valaki ilyen területen szeretne elhelyezkedni elengedhetetlen, hogy hatékonyan tudja kezelni az MS Office programcsomagot. Ezenkívül a kommunikációs folyamatok egy jelentős része e-mailben zajlik, így a különböző levelezőprogramok ismerete is létfontosságú. Nagyobb cégeknél megkövetelt lehet még a különböző vállalatirányítási szoftverek legalább alapfokú ismerete is. A magasabb irodai pozíciók esetében pedig a nyelvismerete is előtérbe kerülhet.
A személyiséget érintő tulajdonságok esetében is nagy a merítés az egyes kvalitások között. A legfontosabb talán az irodai munkák esetében a pontosság és precizitás megléte, ennek létjogosultsága adatbeviteli tevékenységek esetén talán nem is szorul magyarázatra. Ezenkívül a munka sokszor monoton tud lenni, így a monotonitástűrő képesség szintén jelentős plusz. Végezetül a problémamegoldóképességet említenénk, mint kiemelten fontos tulajdonság, hisz sokszor az irodistáknak mindenre IS megoldást kell találniuk, ami egy igazán talpraesett személyiséget követel. Ezenfelül természetesen még hosszasan lehetne sorolni a tulajdonságokat, de célunk csak egy átfogó ismertetés volt a legfontosabbakról.
Milyen adminisztrátori lehetőségek vannak Szegeden?
Nehéz lenne pontos vállalatot behatárolni, ahol rendszeresen keresnének irodai adminisztrátorokat. A helyzet inkább úgy jellemezhető, hogy a legtöbb nagyvárosban, így Szegeden is rendszerint találhatunk ilyen jellegű nyitott pozíciót. Érdemes a különböző állásportálok szűrőit használni, mivel így konkrétan rátudunk keresni ezen álláslehetőségekre.
A https://szegedallas.hu/ főoldalán szintén adott a lehetőség ennek a szűrési feltételnek a beállítására, méghozzá a kategóriák menüpontban az Adminisztráció, irodai munka feliratra való kattintással.
SzegedAllas.hu / N.G.