Biztosan mindenkinek van olyan ismerőse, aki folyton az elvégzendő munkamennyisége és a kevés ideje miatt panaszkodik. Persze ez a helyzet mindannyiunk számára ismerős lehet, hisz egy ember élete során nemegyszer előfordulhat, hogy feje felett összecsapnak a hullámok és rengeteg teendő zúdul a nyakába. Ha azonban valakinél ez az állapot különösen gyakori, sőt jobban mondva ez az általánosan jellemző, akkor okunk van gyanakodni azzal kapcsolatban, hogy az illető időmenedzsmentje sem épp a leghatékonyabb. A következőkben ehhez hozunk tanácsokat, vagyis bemutatjuk, hogy mit érdemes tennünk, ha mi kerülnénk ilyen időhiányos helyzetbe.
Érkezzünk időben
Induljunk az alapoktól, vagyis fontos, hogy ne hagyjuk már korán reggel kicsúszni a kezünk közül az irányítást azzal, hogy 5-10 perccel később érkezünk be. Ezáltal ugyanis az effektív munkát is ennyivel később fogjuk kezdeni, így pedig beindul a dominóeffektus, ami akár az egész napunkat szétzilálhatja. Ez természetesen Szegeden is elkerülhető azzal, hogy függetlenül attól, hogy tömegközlekedést vagy autót használunk, mindig némi biztonsági időpuffert hagyva indulunk el otthonról.
Tervezzünk
A tervezés elengedhetetlen lépés a hatékony időmenedzsment elsajátításához. A tervezés egyik legegyszerűbb módja egy „To-Do List” készítése, amelyet tanácsos minden nap végén elkészíteni a következő napra vonatkozóan. Ez egyrészt segít abban, hogy a következő napot egyből hatékonyan kezdjük, másrészt világos elvárásokat támasztunk magunkkal szemben az adott napra, – vagy hosszabbtávú tervezés esetén – hétre vonatkozóan, így fókuszáltak tudunk maradni és minden külső tényezőt kizárva az aktuális feladatainkra koncentrálhatunk.
Priorizáljunk
Kiemelten fontos, hogy a napi munkavégzésünket a legfontosabb teendőink ellátásával kezdjük. Ahhoz, hogy meghatározzuk melyek ezek a feladatok, priorizálnunk kell azokat. Ez sok minden szerint történhet, de érdemes ilyenkor az ún. Eisenhower mátrixot alkalmazni, aminek felosztása az alábbi szekciókat tartalmazza:
- Sürgős és fontos
- Fontos, de nem sürgős
- Sürgős, de nem fontos
- Nem fontos és nem sürgős
Értelemszerűem az első kategóriába kerülnek azok a feladatok, amelyek esetében nem megengedett a halogatás és azonnali cselekvést igényelnek. Az utolsó rész pedig azokat a tevékenységeket foglalják magukban, melyeket bátran elhalaszthatunk, későbbre sorolhatunk, ugyanis a feladatok jellege ezt lehetővé teszi. Persze fontos, hogy ne feledkezzünk meg teljesen róluk, mivel a cél összességében az, hogy minden feladatunkat sikeresen ellássunk. További részleteket a priorizálással és az időmátrixszal kapcsolatban az alábbi linken olvashatunk:
https://blog.fps.hu/idomenedzsment-a-gyakorlatban-8-tipp-es-egy-kis-modszertan/
A hasonló jellegű feladatokat csináljuk egyszerre
Rendkívül sok időt és mentális energiát spórolhatunk meg azzal, ha feladatainkat különböző blokkokba osztjuk. Például hozzunk létre külön időszakot arra, mikor kizárólag az e-mailek, telefonhívások és egyéb megkeresésekre válaszolunk. Ha ugyanis ezt folyamatosan tesszük, vagyis minden e-mailre a beérkezésükkor egyből választ is adunk, azzal könnyen kizökkenthetjük magunkat addigi munkamenetünkből. Ez egyébként a nagyvállalati életben egy jellemző probléma, Szeged pedig bővelkedik ezen cégekben. Egy korábbi cikkünket egyébként össze is szedtünk néhány szegedi nagyvállalatot:
https://szegedallas.hu/utmutato-allaskeresoknek/853/izelito-szeged-legnagyobb-munkaltatoibol
Kerüljük a multitaskingot
Talán az egyik legegyszerűbb tipp, ugyanakkor talán mégis ezt a legnehezebb betartani. Csábítóan hathat egyszerre több feladatba is belekezdeni, mert könnyen gondolhatjuk azt, hogy összességében így hamarabb végzünk teendőinkkel. Az igazság azonban az, hogy a multitasking konkrétan önmagunk lábonlövésével egyenlő, mivel két feladatra koncentrálva csökken a munkánk hatékonysága, ezáltal kvázi a végeredmény rengeteg elpazarolt idő lesz. Ez a cikk egyébként részleteiben vizsgálja a témát:
https://mindsetpszichologia.hu/multitasking-kepesseg-kivaltsag-vagy-mitosz
Tanuljunk meg nemet mondani
A hatékony időmenedzsment elsajátítása elengedhetetlen anélkül, hogy megtanulnánk nemet mondani. Csakis mi magunk lehetünk pontosan tudatában annak, hogy milyen feladatok elvállalására jut még időnk és melyek jelentenének már zsúfoltságot napirendünkben. Ha lehetőségünk van, akkor eszerint szortírozzunk, vagyis merjük elutasítani azokat a kéréseket, amelyekkel kapcsolatban egyrészt ezt megtehetjük, másrészt pedig tudjuk, hogy a feladat esetleges elvállalása fontosabb teendőktől vonná el az időt.
Ha pedig jelenleg aktív álláskeresők vagyunk Szegeden, mindenképpen érdemes figyelemmel kísérni a https://szegedallas.hu/ főoldalát a legfrissebb ajánlatokért.